Op zijn dertigste stuurt hij een accountantskantoor aan met rond de € 8 miljoen omzet en ruim 70 fte’s. Een kantoor dat zich onderscheidt door focus op ICT, franchisenemers en het leveren van echte – niet alleen financiële – stuurinformatie aan hun cliënten.

David Bos ziet zich zelf in eerste plaats als ondernemer, vervolgens vindt hij zichzelf een adviseur. En tenslotte is hij ook AA-accountant. David Bos is nu 30. Op zijn 16e , tijdens zijn HAVO-studie, installeerde hij financiële software en bouwde hij websites voor de cliënten van zijn vader, eigenaar van een administratiekantoor. Na de HAVO volgde hij de HEAO. Het bedrijfje deed hij ernaast. In 2000, het bedrijf had inmiddels 6 medewerkers en bouwde webshops waar klanten op de site al konden zien of een artikel op voorraad was. Dat was nieuw. In 2001 richtte hij – nog tijdens zijn studie - Bos & Partners op. En dan ontstaat de vraag hoe een administratie- of een accountantskantoor zich kan onderscheiden? Het was Bos vanaf het begin duidelijk dat ICT en specialisatie het onderscheidend karakter moest bepalen. ‘Medewerkers moeten helder hebben wat ze moeten doen, klanten moeten helder hebben wat ze krijgen,’ stelt Bos. In de volgende jaren worden kantoren overgenomen. Per 1 juli fuseert Bos & Partners met EFC uit Capelle a/d IJssel. Bos staat na de fusie als algemeen directeur aan het hoofd van deze organisatie met vestigingen in Ede, Capelle a/d IJssel, Assen, Scherpenzeel en Arnhem.

‘Ik heb nooit in loondienst gewerkt. Nooit bij een andere accountant gewerkt. Ik heb mijn accountantskantoor opgezet vanuit mijn automatiseringsbedrijf. Die focus heb ik ook altijd gehad. Bij elk proces dat op een accountantskantoor gebruikelijk is keek ik met de vragen: hoe moeten we dat doen? Waarom moeten we dat doen? Kan het slimmer? In 2005 hadden we een kantoor met twee vestigingen en een goed georganiseerde backoffice. Maar we hadden zo’n brede klantenkring dat we ons afvroegen: wat is nu eigenlijk ons onderscheidend vermogen? Iedereen zegt we zijn de beste. Dus heb ik gezegd: ik wil me gaan specialiseren in franchise. Via een bank kwam ik in contact met een McDonald’s franchisenemer. Hij vroeg: ik heb een administratieafdeling met vier medewerkers, wil je alles zo automatiseren dat ik geen kantoor meer nodig heb? Binnen half jaar hebben we dat toen geautomatiseerd. Onze persoonlijke aanpak werd een successtory binnen McDonald’s en wij zijn nu marktleider bij McDonald’s franchisenemers. Waarom worden die klant bij ons? Niemand wacht meer op de jaarrekening, dat is historisch. In 2007 en 2008 zijn we gaan nadenken over hoe managementinformatie eruit moet zien en daarvoor hebben we Zippy ontwikkeld. Dat begon met een management cockpit. Echter geen traditionele management cockpit met alleen maar debiteuren, crediteuren, cash flows en dat soort dingen. Dat vonden we niet zo relevant. Wat we wel gedaan hebben is financiële informatie combineren met operationele informatie.’

Dat klinkt logisch?
‘Ja, maar het was er niet. Niet in de combinatie. Wij bieden het near real time aan. De klant ziet vandaag zijn resultaten bijgewerkt tot en met gisteren! Real time kan nog niet. Je moet kassa’s afsluiten en dan krijg je verschillen. Dan bieden we overzichten van de voorraden, wat is weggegooid, kasverschillen per medewerker. Die informatie halen we niet alleen uit de financiële systemen, maar uit de kassa’s gecombineerd met de operationele systemen. Zoals servicetijden, personeelsverloop, vetgebruik, e.d. Bij McDonald’s gaat dat zo ver dat we de servicetijden kunnen meten van het drive in gedeelte. Hoe lang duurt het van bestellen tot aan het leveren van die bestelling? Het gaat om seconden.

Waar gaat het bij die mannen om: “Hoeveel auto’s gingen er dit weekend bij jou door de drive? Wat is jouw record? Zijn mijn gasten tevreden en worden ze snel en goed geholpen”. Wij benchmarken dat in Zippy en als je dat wilt kan je het ook delen met collega franchisenemers. Bijvoorbeeld gemiddeld uurloon van de medewerkers, bestedingen, kasverschillen en servicetijden. We bieden inzicht in aantallen en planningen per vestiging. Een prijsstijging of -daling van 5 cent per hamburger, verkoop ik er dan minder? Gaat mijn besparing op personeelskosten niet ten koste van servicetijden? Met die informatie proberen wij toegevoegde waarde te leveren.’

Focus op ICT en franchiseketens
Bos ontwikkelt dit soort systemen nu ook voor andere formules zoals Kentucky Fried Chicken en nu dankzij de fusie met EFC straks bijvoorbeeld ook voor Jamin. Kenmerk van de werkwijze is dat het hun klanten niet over hoeven te gaan op andere administratieve software. Klanten kunnen met hun bestaande financiële software (Exact, Unit 4 enz.) blijven werken. Bos zorgt voor de koppelingen. De software wordt door Fin4U, een softwarebedrijf in eigendom van Bos & Partners, ontwikkeld op basis van Microsoft technologie. Een franchisenemer met drie vestigingen die vanwege historische reden met verschillende kassasystemen werkt hoeft zijn bestaande systemen niet overboord te gooien.

Voor franchiseorganisaties maakt hij dergelijke systemen op maat, daarnaast is er een reguliere MKB-versie, die minder gedetailleerde managementinformatie kan genereren omdat er minder operationele informatie in zit. De MKB-versie biedt wel inzicht in de maandelijkse winst- en verliesrekening, doorklikbaar tot de onderliggende PDF brondocumenten zoals gescande fakturen.

Hun systeem is modulair opgebouwd en biedt naast management informatie ook een scanoplossing voor inkoopfacturen. Aan franchisegevers en leveranciers wordt gevraagd om hun facturen in XML aan te leveren zodat ze, na goedkeuring, direct kunnen worden geboekt zonder menselijke tussenkomst. Scannen ziet Bos als een tussenstap in een overgangssituatie naar volledig elektronisch factureren. De scanoplossing kent ook een workflow met procuratieschema. 85% van de gescande facturen wordt direct herkend, facturen die niet direct worden herkend worden door Bos gecodeerd en geboekt tegen een vast maandbedrag. De klant heeft geen handeling.

‘Onze focus is op automatisering, franchise-organisaties en specifieke doelgroepen met een bepaald volume. Onze software komt tot zijn recht als je aantallen hebt: supermarkten, restaurants, bouwmarkten, apothekers, notarissen, enz. kun je allemaal benchmarken. We hebben ook een reguliere MKB-tak binnen ons kantoor. In onze gespecialiseerde tak ligt het rendement echter structureel hoger. In het gewone MKB is snel de prijs een middel om te concurreren. Voor een franchisenemer hebben we legio andere manieren om ons te onderscheiden van het accountantskantoor aan de overkant dat nauwelijks franchisenemers heeft. Grote McDonald’s franchisenemers zijn controleplichtig. Daarvoor hebben we een Wta-vergunning. Doordat wij ons specialiseren hebben wij een specifiek werkprogramma met een op maat gemaakte controleaanpak voor de diverse formules. We weten precies waar daar de risico’s liggen en kunnen bovendien steunen op betrouwbare benchmarking.’

Komt er een einde aan uren x tarief?
‘Ja. Daar geloof ik wel in voor wat betreft de standaard diensten, zoals jaarrekeningen want dat zijn eigenlijk ook standaard producten. Bij franchisenemers werken wij met vaste prijzen. We werken uiteraard wel met voor- en nacalculatie want de aanlevering van informatie is soms niet goed. Elke maand zien wij onze omzet per klant, onze winst per klant, omzet per medewerker, winst per medewerker. In het gespecialiseerde deel van ons kantoor komen we boven €100.000 omzet per medewerker per jaar uit. Onze aantallen fte’s zijn ook in de afgelopen jaren relatief constant gebleven. Het aantal cliënten neemt toe.’

Waar liggen de grenzen van dit concept?
‘Het is de kunst een accountantskantoor enerzijds te organiseren als een urenfabriek waar efficiënt de producten als jaarrekeningen en fiscale aangiften worden vervaardigd en anderzijds als een hoogwaardige adviesorganisatie met vrijheid voor de medewerkers. Dat vraagt een consequente tweedeling in business units en verschillende benadering. Wij merken nu dat de grenzen uiteindelijk liggen bij je medewerkers. We gaan namelijk veel dieper op de materie in om daadwerkelijk toegevoegde waarde te bieden aan de klant. Je moet ook kunnen adviseren over de vraag of een ondernemer nu wel of niet moet investeren of groeien. Dat vraagt iets anders. De grenzen liggen bij mensen die dat kunnen, die niet alleen naar de cijfers kijken.’

Wat is het profiel van zo’n medewerker?
Hij moet communicatief vaardiger zijn dan de doorsnee; op elk niveau in de organisatie. Hij moet veel sneller kunnen analyseren en veel eerder to the point zijn. Ik denk eigenlijk dat een accountantsopleiding helemaal niet noodzakelijk is. Het kunnen kijken naar processen en stuurinformatie interpreteren is veel belangrijker. De informatie die onze klanten vragen is vaak veel meer veel meer procesmatig dan financieel. Een voorbeeld: onze consultants voeren ook vestigingsplaatsonderzoeken uit en helpen franchiseformules op te zetten. Dat is conventioneel helemaal niet des accountants. Wij hebben bijvoorbeeld onderzocht of overgaan op LED-verlichting financieel verstandig is voor een formule. Het is ook een andere invulling van advies: informatie interpreteren, mogelijkheden schetsen, gevolgen in kaart brengen, risico’s aangeven en uiteindelijk kiest de klant. Bij franchisenemers in zwaar weer, worden we ingeschakeld om die weer op de rit te krijgen. Wij zeggen ook duidelijk nee bij niet-realistische aannames.'

Bos heeft het voordeel van een kantoor zonder grote historische ballast. Nu met de fusie met EFC wordt het ineens een forse slag groter. Hij blijft meerderheidsaandeelhouder. 'Dat is prettig, het betekent dat je slagvaardig kunt blijven. Dat mis je bij veel andere kantoren. We hebben de ambitie om over vijf jaar twintig vestigingen te hebben met ieder een gemiddelde omzet van 1 a 1½ miljoen euro. Dit jaar halen we als Bos & Partners EFC een omzet van rond de € 8 miljoen. We hebben de ambitie om naar € 20 tot € 30 miljoen door te groeien. We zijn nu ook met een aantal andere partijen die specialisaties hebben in gesprek. Daar is een win te halen. Het is ook een geformaliseerd voornemen van ons. Ons concept biedt een cijfermatig goed rendement. Ons accountantskantoor doet het gemiddeld genomen zeer goed. Beter!'

Bron: Accountancynieuws
Auteur: Frans Heitling (@frans_heitling)